Suite à l’actualisation du livre blanc publié par un certificateur Qualiopi (Qualitia), plusieurs thèmes liés à l’audit et à la certification sont approfondis. Les éléments sur la sous-traitance clarifie des points importants, notamment sur le portage et sur les exigences relatives aux contrats entre les OF  et leurs sous-traitants. Le RGPD est également traité, mettant en lumière les exigences au niveau de la confidentialité des données. Ce récapitulatif constitue un guide précieux pour se familiariser ou se remémorer les bonnes pratiques à adopter en vue d’un prochain audit Qualiopi.

Pour préparer efficacement un audit qualiopi, il est important de se rappeler quelques points un peu généraux mais essentiels :

• L’audit ne porte pas uniquement sur les actions de formation financées, mais sur l’ensemble des actions. Chaque prestation doit ainsi répondre aux critères de la certification,
• La gestion documentaire est un point important pour garantir la conformité. Versionner les documents permet de tracer leurs évolutions dans le temps et assure  une meilleure transparence. Cette pratique, courante dans le cadre de la gestion de la qualité, démontre que les documents sont à jour lors de l’audit.

 Audit de surveillance / Audit de renouvellement
L’audit de surveillance et l’audit de renouvellement ont des fonctions différentes dans le processus de certification.
L’audit de surveillance intervient généralement entre 14 et 22 mois après l’obtention de la certification initiale. Il sert à vérifier que l’organisme continue de respecter les normes. Si aucune nouvelle action de formation n’a été mise en place depuis le dernier audit, le certificat est maintenu. L’audit se concentre uniquement sur les éléments mis en place.
L’audit de renouvellement, qui est le troisième dans le cycle de certification, intervient tous les trois ans. Si l’organisme n’a mis en place aucune nouvelle action de formation depuis l’audit initial, il ne pourra pas renouveler sa certification pour la catégorie d’actions concernée.

Pour l’audit de renouvellement de certification, il est fortement conseillé de le programmer quatre mois avant la fin de validité de la certification. Ce délai permet à l’OF d’avoir le temps nécessaire pour corriger d’éventuelles non-conformités détectées lors de l’audit et s’assurer que la certification reste valide.

 La sous-traitance dans le cadre de Qualiopi
La principale différence entre la sous-traitance et le portage Qualiopi réside dans le niveau d’implication du donneur d’ordre. Le portage, qui est interdit dans le cadre de Qualiopi, représente une forme extrême de sous-traitance où le donneur d’ordres n’intervient pas dans la réalisation de la prestation, sauf pour la contractualisation. En revanche, la sous-traitance est autorisée dès lors que le donneur d’ordres démontre qu’il participe à une étape de la prestation.

Concernant le contrat de sous-traitance, il n’y a pas de règle spécifique sur la forme. La version 9 de Qualiopi mentionne qu’un contrat est requis. Il peut s’agir d’un contrat cadre ou de lettres de mission, tant que les responsabilités des parties sont clairement définies. Pour assurer le bon déroulement de la collaboration entre l’organisme donneur d’ordres et le prestataire, il est essentiel de définir clairement les rôles, droits et responsabilités de chaque partie.

Lors d’un audit Qualiopi, toutes les actions déclarées dans le BPF peuvent être auditées, y compris celles réalisées par sous-traitance, qu’elles soient financées par des fonds publics ou privés. Il est toutefois important de rappeler que la sous-traitance en cascade est interdite pour les formations éligibles au CPF.

 Confidentialité des données lors de l’audit
En ce qui concerne le respect du RGPD, l’auditeur signe un engagement de confidentialité qui l’oblige à ne pas divulguer d’informations qu’il pourrait observer lors de l’audit. Certains certificateurs exigent l’anonymisation des stagiaires dans les rapports d’audit, renforçant ainsi la sécurité des informations personnelles.

Cependant, l’auditeur reste en droit de demander les noms des stagiaires afin de vérifier l’authenticité des éléments de preuve fournis par l’organisme.

Source :
https://padlet.com/Opens/le-livre-blanc-qualiopi-voe8pbedvmv4gwpc/slideshow/wish/2534978642