Que ce soit pour un audit de surveillance ou un audit de renouvellement Qualiopi, les organismes de formation doivent anticiper des exigences précises liées à la conformité, à la gestion documentaire et à l’organisation de leurs prestations. L’objectif ne se limite pas au respect des obligations réglementaires : il s’agit également de démontrer la qualité des pratiques mises en œuvre. Une préparation efficace repose sur la maîtrise des attendus du référentiel, notamment en matière de sous-traitance, de traçabilité des documents et de protection des données.
Quels sont les points clés à vérifier avant un audit Qualiopi ?
- L’audit porte sur l’ensemble des actions de formation, et non uniquement celles financées.
- Chaque prestation doit être conforme aux exigences du référentiel RNQ.
- La gestion documentaire est essentielle : versionner les documents permet d’assurer leur traçabilité et de prouver leur mise à jour.
- Une documentation claire et structurée facilite le travail de l’auditeur et renforce la crédibilité de l’organisme.
Quelle est la différence entre audit de surveillance et audit de renouvellement Qualiopi ?
L’audit de surveillance intervient entre 14 et 22 mois après l’obtention de la certification Qualiopi. Il permet de vérifier que l’organisme de formation respecte toujours les exigences du référentiel. Il se concentre principalement sur les actions mises en place depuis le dernier audit.
L’audit de renouvellement, réalisé tous les trois ans, est plus complet et conditionne le maintien de la certification. Il exige de démontrer la mise en œuvre effective des actions de formation. En l’absence de nouvelles actions, la certification ne peut pas être renouvelée pour la catégorie concernée.
Bonnes pratiques : il est recommandé de programmer l’audit de renouvellement au moins 4 mois avant la fin de validité de la certification afin de corriger d’éventuelles non-conformités.
Quelles sont les règles de la sous-traitance dans le cadre de Qualiopi ?
Règles de la sous-traitance en formation : contrat, audit et obligations du donneur d’ordres
Dans le cadre de certification qualité formation, la sous-traitance est autorisée sous condition : le donneur d’ordres doit participer activement à la réalisation de la prestation. À l’inverse, le portage est interdit, car il exclut toute implication opérationnelle.
Le contrat de sous-traitance est obligatoire, mais sa forme reste libre (contrat cadre ou lettres de mission). L’essentiel est de définir clairement les rôles, les responsabilités et les obligations de chaque partie.
Lors d’un audit Qualiopi :
- Toutes les actions déclarées dans le Bilan Pédagogique et Financier peuvent être auditées
- Cela inclut les actions réalisées en sous-traitance
- Les financements publics et privés sont concernés
- La sous-traitance en cascade est interdite pour les formations CPF
Comment sont protégées les données lors d’un audit Qualiopi ?
Dans le cadre d’un audit, l’auditeur est soumis à un engagement de confidentialité. Il ne peut pas divulguer les informations observées lors de l’audit. Certains certificateurs imposent également l’anonymisation des stagiaires dans les documents.
Cependant, l’auditeur peut demander l’identité des stagiaires afin de vérifier la conformité et l’authenticité des preuves présentées par l’organisme de formation.
En résumé, réussir un audit Qualiopi repose sur une gestion documentaire rigoureuse, une bonne maîtrise des règles de sous-traitance et une anticipation des exigences entre audit de surveillance et audit de renouvellement, ainsi qu’une organisation interne claire, des preuves conformes et une amélioration continue des pratiques.
Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?
Un audit Qualiopi vérifie la conformité d’un organisme de formation aux exigences du référentiel national qualité.
Quand a lieu l’audit de surveillance Qualiopi ?
Entre 14 et 22 mois après la certification initiale.
Quand faire l’audit de renouvellement Qualiopi ?
Tous les 3 ans, idéalement 4 mois avant la fin de validité.
La sous-traitance est-elle autorisée en Qualiopi ?
Oui, si l’organisme reste impliqué dans la prestation.
Le portage est-il autorisé ?
Non, le portage est interdit dans le cadre de Qualiopi.
Pour comprendre quelle forme de contrat de travail utiliser pour engager un formateur, consultez notre article dédié.