Les nouvelles exigences administratives pour les Organismes de formation

Les nouvelles exigences administratives pour les Organismes de formation

Dans le cadre de leur mission de contrôle de service fait, les opérateurs de compétences (OPCO) et les Fonds d’Assurance Formation (FAF) peuvent demander à l’organisme de formation ou à l’employeur tout document complémentaire nécessaire pour s’assurer de la réalité de l’action de formation qu’il finance et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Les pièces administratives à fournir aux Opérateurs de compétences (OPCO)

Les éléments de preuves

Les opérateurs de compétences s’assurent de l’exécution des actions de formation. De ce fait, ce contrôle s’effectue à partir des pièces transmises lors de la demande de prise en charge, de l’accord de financement de l’Opco et d’une liste limitative d’éléments (c’est ce que précise l’Arrêté du 21 décembre 2018 ) :

  • Facture de l’organisme de formation
  • Relevés des dépenses supportées par l’employeur telles que les frais pédagogiques, les rémunérations et les frais annexes,
  • Certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action

Le certificat de réalisation remplace ainsi l’attestation de présence. En effet, il doit être nominatif et individuel et rédigé sur le papier à en-tête de l’organisme.

Depuis l’Arrêté, certains OPCO proposaient leurs propres modèles de certificat de réalisation. Désormais un certificat de réalisation type commun à tous les OPCO a été mis en place par le ministère du travail. Il prend la forme d’un document de référence simple et basé sur un principe de confiance. Son but est d’harmoniser les pratiques entre les OPCO avec les entreprises, les organismes de formation et CFA. Il permet également de fluidifier les moyens de paiement.

Les mentions obligatoires du certificat de réalisation

Ainsi, les mentions obligatoires sont les suivantes : nom et prénom du représentant légal du dispensateur de l’action et du stagiaire, intitulé de la formation, dates et durée de réalisation de la formation, signatures du stagiaire, du responsable du dispensateur de l’action. Lorsque l’action est mise en œuvre dans le cadre d’un projet de transition professionnelle, le certificat de réalisation doit être transmis mensuellement. De plus, dans le cadre des formations à distance, il faut prendre en compte la réalisation des activités pédagogiques et le temps estimé pour les réaliser.

Le certificat de réalisation concerne les actions de formation mais également les bilans de compétence, les actions de VAE et les actions de formation par l’apprentissage.

Même si ce certificat est commun à tous les OPCO, il est utile de rester attentifs aux particularités de chaque OPCO et des justificatifs demandés.

Télécharger le certificat de réalisation du Ministère du Travail au format pdf

Télécharger le certificat de réalisation OCAPIAT au format pdf

Les obligations administratives des Fonds d’Assurance Formation (FAF)

Pour les FAF, fonds qui permettent de financer les formations des non salariés, les obligations administratives ne sont pas forcément identiques à celles demandées par l’OPCO.

→ VIVEA, Fonds d’Assurance Formation des entrepreneurs du vivant

Rappel des règles “classiques” de VIVEA. Une fois l’action réalisée, l’OF adresse à VIVEA le dossier de réalisation de l’action. Celui-ci comprend les fiches des participants et au titre du certificat de réalisation :

  • Formation en présentiel : une copie des feuilles d’émargement signées des stagiaires et du formateur par ½ journée de formation .
  • Formation à distance : une copie de l’attestation d’assiduité individuelle signée du responsable de la formation. Cette copie indique par module, la modalité de formation utilisée, la nature des activités réalisées par le stagiaire qui justifient la réalisation et les temps consacrés.

De plus, des justificatifs sont à conserver par l’organisme pour justifier en cas de contrôle, du temps déclaré à distance. En effet, il y a l’original de l’attestation d’assiduité, ainsi que les justificatifs individuels des stagiaires. Ces derniers permettent de justifier de la réalisation de l’action : activités réalisées par les stagiaires, suivi/assistance, évaluations spécifiques.

En savoir plus sur les justificatifs de la réalisation de l’action à fournir à VIVEA

→ AGEFICE, Fonds d’Assurance Formation du Commerce, de l’ Industrie et des Services

Au sujet des demandes de remboursements voici les papiers à fournir suivant le type de formation :

  • Facture acquittée conforme(s) aux obligations légales des Organismes de formation
  • Convention de formation
  • Formation en présentiel : attestation d’assiduité et feuille d’émargement
  • Formation à distance : attestation d’assiduité et relevé(s) de connexion ou de fréquentation
  • En partie à distance : attestation d’assiduité, feuille d’émargement et relevé(s) de connexion ou de fréquentation
  • Formations de qualifications reconnues (RNCP, RS, CQP, Permis…) : facture et attestation d’assiduité 

En savoir plus sur les justificatifs à produire sur le site de l’AGEFICE

→ FIF PL, Fonds Interprofessionnel de Formation des Professionnels Libéraux

Le fonds accepte 2 modalités de preuve du service fait. D’une part, il est demandé de fournir un des deux formulaires types d’attestation de présence et de règlement disponibles sur le site du FIF PL (présentiel ou à distance). D’une autre part, il est également possible de présenter une attestation de présence et une facture sous certaines conditions de forme, que ce soit pour les formations présentielles ou distancielles.

En savoir plus sur les procédures de prise en charge sur le site du FIF PL 

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