Certificateur QUALIOPI #LQS

3 questions à Marilyn CHERRIER, Directrice Opérationnelle LQS

Marilyn CHERRIER, Directrice Opérationnelle LQS apporte un éclairage sur la certification QUALIOPI et notamment sur la définition d’un organisme multi-sites dans le cadre de la certification QUALIOPI.

Label Qualité Système (LQS) est le seul organisme certificateur de la région sud-est, reconnu pour délivrer la certification Qualiopi selon le Référentiel National Qualité. LQS est également accrédité par le COFRAC pour la certification de Management ISO 9001 (accréditation n°4-0059 portée sur www.cofrac.fr).

1) Suis-je un organisme multi-sites ?
Lorsqu’un organisme fait une demande pour la certification Qualiopi, nous lui demandons de nous indiquer s’il est ou non un organisme multi-sites. Alors qu’entend-t-on par multi-sites ?
* Un organisme multi-sites est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale (pas nécessairement le siège) qui supervise plusieurs sites sur lesquels tout ou partie des activités (administrative, commerciale ou ingénierie) entrant dans le champ de la certification sont réalisées. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme. Par conséquent des salles qui vous appartiennent et qui sont mises à disposition des formateurs (par exemple en dehors du siège) ne sont pas des “sites”.

* Un organisme multi-sites n’est pas nécessairement une seule entité juridique, mais tous les sites concernés ont un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale de l’organisme.  La fonction centrale doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels. Elle est responsable de l’application du RNQ. Précisions qu’un organisme multi-sites doit avoir un seul et même numéro de déclaration d’activité (1 NDA = 1 certificat).

En résumé pour être qualifié de multi-sites :

  • l’organisme doit avoir un seul et unique système qualité,
  • l’organisme doit identifier sa fonction centrale qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée,
  • la fonction centrale doit avoir l’autorité organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité unique,
  • tous les sites doivent être inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.

Un organisme ayant un site unique mais dont un ou plusieurs salariés travaillent à domicile n’est pas considéré comme un organisme multi-sites.
De même du personnel présent à mi-temps est considéré comme du personnel permanent dès lors qu’un contrat de travail est en vigueur.

2) Quel montant de chiffre d’affaires (CA) est pris en compte lors de la réalisation de la proposition commerciale de certification ?
Le CA pris en compte pour déterminer la durée de l’audit est le CA déclaré annuellement
dans le Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Le CA pris en compte est celui transmis dans le BPF au moment de la signature du contrat et même dans l’hypothèse où l’audit est programmé après le nouveau BPF annuel (par exemple BPF de 2018 utilisé pour un contrat signé en février même si l’audit est réalisé en juin). Ce bilan sert également de base pour le calcul de la durée de l’audit de surveillance.

Les Organismes Certificateurs doivent disposer du dernier BPF en vigueur. Après la réception des pièces et la signature du contrat, l’organisme certificateur définit avec l’organisme la date de l’audit.
Le nouveau BPF sera transmis lors de l’édition du nouveau contrat lors de l’audit de renouvellement. Il peut donc révéler d’un choix stratégique de signer ou non le contrat de certificat avec ou après le BPF de 2019 (à remplir en avril 2020). Attention toutefois aux disponibilités de dates chez les organismes certificateur.

3) Un organisme qui sous-traite l’intégralité de ses formations doit-il et peut-il être certifié ? Un organisme certifié peut-il perdre sa certification à cause d’un sous-traitant ne respectant par le RNQ ?
Un organisme déclaré et qui dispose d’un NDA est soumis à l’obligation le 01/01/21 d’être certifié selon le  RNQ pour faire appel à des fonds publics. L’organisme porte donc la responsabilité de l’application du RNQ auprès de l’intégralité de ses sous-traitants au titre de l’indicateur 27. Néanmoins si la sous-traitance est totale, l’audit portera sur l’intégralité des indicateurs applicables à la catégorie d’action concernée. L’organisme devra démontrer  les dispositions mises en place pour la maitrise de ses sous-traitants. Le sous-traitant n’est pas audité directement.

Le non-respect d’un des critères constitue une non-conformité majeure susceptible de remettre en cause la certification.

 

 

 

 

 

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